Der Saal war voll.
Hat sich der Abend gelohnt?

Eine Hochzeit mit 80 Gästen, komplett durchgerechnet. Nicht nach Preis je Person, sondern nach dem, was am Ende übrig bleibt. Der Betrieb ist erfunden, die Rechnung nicht.

Eine Zahl, in drei Sekunden genannt.

Die meisten antworten sofort, aus Erfahrung, und liegen damit oft nicht einmal schlecht. Nur weiß hinterher niemand, ob sich der Abend getragen hat. Genau das rechnen wir jetzt nach.

Der größte Posten steht nicht
auf der Speisekarte.

Beim Bankett ist nicht der Wareneinsatz der Treiber, sondern die Arbeitszeit. Jede Stunde hat einen Zweck, und jede will bezahlt werden.

1.276 € Personalkosten, bevor ein einziger Teller bezahlt ist. Dazu kommen die Kosten des Saals selbst: Miete, Energie, Versicherung, Verwaltung. In diesem Beispiel 1.500 € für den Abend.

42 € pro Person klingt ordentlich.
Jetzt die ganze Rechnung.

Der Deckungsbeitrag ist das, was nach dem Wareneinsatz übrig bleibt. Aus ihm müssen Stunden und Saal bezahlt werden. Erst was danach noch dasteht, ist verdient.

Ein ausverkaufter Samstag, 58 Arbeitsstunden, der Chef bis nachts im Haus. Und 329 € bleiben übrig. Niemandem fällt das auf, weil alle auf die 42 € schauen.

Wer trägt das Risiko,
wenn wenig getrunken wird?

Schieb den Regler. Die Gesellschaft ist älter, viele fahren selbst, es wird weniger getrunken als gedacht. Der Aufwand im Haus bleibt derselbe.

„Das zahlt hier keiner.“

Dann wird nicht über den Preis verhandelt. Der Gast wählt die Serviceform, und die Rechnung passt sich an.

Tippe an, was der Gast wählt, erst die Serviceform, dann die Getränke. Die zwei Karten darunter rechnen sofort nach: was der Gast zahlt und was für den Betrieb bleibt.

Buffet mit fünf Stunden Getränken ist für den Gast 4,00 € je Person günstiger als Tellerservice mit derselben Pauschale und trägt für den Betrieb trotzdem mehr. Beide Seiten gewinnen, weil das Büfett zwölf Servicestunden spart und der Gast mehr Auswahl bekommt.

Zwei Dinge gehören dazugesagt. Buffet ist nicht die billigere Hochzeit, sondern eine andere: kein Service am Platz, dafür Auswahl und mehr Bewegung im Raum. Viele Gesellschaften wollen genau das. Und: Rabatt ist keine Serviceform. Wer nur den Preis senkt und denselben Abend liefert, schiebt die 329 € ins Minus.

Die EPS Bankettmappe.

Gerechnet ist nicht verkauft. Die Mappe macht aus der Kalkulation das Angebot, im Gespräch, am Tisch, mit dem Gast daneben.

Was war geplant,
was kam heraus?

Die Nachkalkulation ist der Punkt, an dem aus einem Abend Erfahrung wird. Beim nächsten Anruf ist die Antwort keine Schätzung mehr.

Unangebrochene Kisten gehen zurück ins Lager und senken den Einsatz, das wird mitgerechnet. Und die fünf Stunden Mehrarbeit sind der eigentliche Befund: Beim nächsten Angebot steht der Abbau realistisch drin.

Deine Veranstaltung,
pro Gast gerechnet.

Bis hier war es das Beispiel. Jetzt deine Zahlen: eine Veranstaltung, wie sie bei dir typisch ist. Vorbelegt ist die Hochzeit von oben, überschreib einfach, was bei dir anders ist. Alle Preise ohne Mehrwertsteuer.

„Und was kostet mich das?“
Rechne es mit deinen Veranstaltungen.

Jetzt aufs Jahr gerechnet: dein Veranstaltungsumsatz im Jahr und eine vorsichtige Annahme, was sich verbessert. Gegengerechnet wird nur die Bankettmappe, ein Zusatz zum EPS System, das der ganze Betrieb nutzt. Zwei Regler genügen.

329 € oder 1.163 €.
Der Unterschied war kein Rabatt.

Dieselbe Hochzeit, derselbe Saal, dieselben 58 Stunden. Geändert hat sich nur, wie der Abend verkauft und nachgehalten wurde.

Der erste Schritt bei dir: Schick mir eine echte Anfrage aus deinem Posteingang, so eine wie in Akt 1. Ich rechne sie nach diesem Muster durch, Stunden, Saal, Deckungsbeitrag, und du siehst, was bei dir bleibt. Wenn alles trägt, sage ich dir das genauso.