Kalkulation in der Gastronomie heißt: wissen, was der Betrieb insgesamt decken muss, was jeder Artikel auf der Karte netto bringt und wie oft er geht, und erst danach, was er im Einkauf kostet. Die Rezeptur mit dem Wareneinsatz je Artikel ist der letzte Schritt, nicht der erste. Schwierig wird die Rechnung nicht wegen der Formel, sondern weil sie für jede Position gilt, sich mit jedem Einkaufspreis ändert und erst zusammen mit den Absatzzahlen sagt, wo die Karte Geld liegen lässt.
Deshalb lohnt die Reihenfolge: erst festlegen, welcher der sieben Gewinnhebel bei dir wirklich zieht und was der Betrieb je Artikel decken muss (Strategie), dann die eigenen Zahlen sauber erheben (Analyse), dann die Karte danach ausrichten (Umsetzung) und jeden Monat prüfen, ob die Rechnung noch stimmt (Kontrolle).
1Strategie
Bevor gerechnet wird: Sieben Stellhebel bestimmen den Gewinn, drei beim Umsatz (Umsatz pro Gast, Verkaufsförderung, Gästezahl) und vier bei den Kosten (Personal fix, Personal variabel, Wareneinsatz, übriger Betriebsaufwand). Welcher davon bei dir am meisten bringt, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Deshalb zuerst: Welche Zahl zählt bei dir, und warum die Quote aus der Branche dafür nichts taugt.
Die Seiten dieser Stufe erscheinen nach und nach.
2Analyse
Die Rechnungen selbst, in der EPS-Reihenfolge: erst Personalkosten und Deckungsbeitrag aus Kassendaten und BWA, dann Wareneinsatz und Food Cost je Artikel, sobald Rezepturen da sind. Mit Formel, Beispiel und den Fehlern, die sich einschleichen.
Die Seiten dieser Stufe erscheinen nach und nach.
3Umsetzung
Von der Einzelrechnung zur ganzen Karte: Reihenfolge, Werkzeug und was ein System davon übernimmt.
Die Seiten dieser Stufe erscheinen nach und nach.
4Kontrolle
Die Zahlen, die monatlich auf den Tisch müssen, damit die Kalkulation nicht nach einem Jahr wieder veraltet ist.
Die Seiten dieser Stufe erscheinen nach und nach.
Häufige Fragen
Was gehört alles in eine Kalkulation?
Je Artikel der Wareneinsatz aus Rezeptur mit aktuellen Einkaufspreisen, der Nettoverkaufspreis ohne Umsatzsteuer und daraus der Deckungsbeitrag in Euro. Auf Betriebsebene kommen die Personalkosten, die Miete und das Ergebnisziel dazu, denn erst daraus ergibt sich, was ein Artikel im Schnitt decken muss.
Was bringt mehr Gewinn: Umsatz erhöhen oder Kosten senken?
Das lässt sich nicht pauschal sagen, und genau das ist der Punkt. Es gibt sieben Gewinnhebel: Umsatz pro Gast, Verkaufsförderung und Gästezahl auf der Umsatzseite, fixe und variable Personalkosten, Wareneinsatz und übriger Betriebsaufwand auf der Kostenseite. Viele Chefs setzen zuerst beim Wareneinsatz oder beim Personal an. Ob das bei dir stimmt, zeigt erst die Rechnung mit deinen Zahlen: In einem gut besuchten Lokal mit knapper Marge je Gericht bringt der Umsatz pro Gast oft mehr als jede Einsparung. Die Strategie-Stufe klärt diese Reihenfolge, bevor irgendjemand an der Karte dreht.
Welche Wareneinsatzquote ist normal?
Es gibt Branchenwerte, aber sie sagen nichts über deinen Betrieb. Die Quote, die dein Lokal halten muss, folgt aus deiner Kostenstruktur und deinem Konzept: Ein Café mit hohem Getränkeanteil rechnet anders als ein Restaurant mit Frischfisch. Deshalb steht auf diesen Seiten kein Richtwert, sondern der Weg, deine eigene Ziellinie zu finden.
Reicht Excel für die Kalkulation?
Für zehn Gerichte und einen Einkaufspreis pro Zutat: ja. Für eine Karte mit 40 Positionen, Getränken, wechselnden Lieferantenpreisen und monatlichen Kassendaten wird Excel zur Pflegearbeit, die niemand macht. Die Seite zu Excel oder Kalkulationssoftware zeigt, wo die Grenze liegt.
Wie oft muss ich nachkalkulieren?
Bei jeder Preisänderung im Einkauf, spätestens aber monatlich mit dem Kassenbericht. Eine Kalkulation vom Jahresanfang ist im Herbst eine Schätzung. Die Kontrollstufe beschreibt, welche Zahlen dafür reichen.
Jede dieser Rechnungen für die komplette Karte, automatisch und jeden Monat neu: Das ist der EPS-Rechner.